総務の基本を身につける―新任総務担当者読本 / 月間総務編

2008/05/31

章立てだけ参考にするつもりで、
20分くらいで流し読み。

流し読みの中で、この一文が印象残った。
「会議の三悪：会して議さず、議して決さず、決して行わず」

・受付業務
　　- ガードと応接
　　- 電話での受付
　　- 文書の受付
　　- スクリーニング機能：通常のビジネス関係の来訪者以外への対応
・文書管理
　　- 文書の分類
　　　　- 部門毎
　　　　- 保存年数毎
　　　　　　代表例：
　　　　　　　　・永年保存
　　　　　　　　　　- 会社設立以来の登記関係
　　　　　　　　　　- 取締役会・株主総会などの議事録・決算書など
　　　　　　　　　　- 諸官庁の許認可関係・特許・商標登録関係など
　　　　　　　　　　- 不動産の取引関係
　　　　　　　　　　- 従業員採用にあたっての履歴書など
　　　　　　　　　　- 重要な稟議と決済文書、訴訟関係
　　　　　　　　　　- 外部団体への加入・脱退関係
　　　　　　　　　　- その他
　　　　　　　　・10年保存
　　　　　　　　　　- 商法による重要商業帳簿
　　　　　　　　　　- 税務関係文書
　　　　　　　　　　- 重要な会議の記録
　　　　　　　　　　- その他
　　　　　　　　・5年保存
　　　　　　　　　　- 法人税法による取引関係の主要伝票
　　　　　　　　　　- 売掛・買掛帳簿、人事関係文書
　　　　　　　　　　- その他
　　　　　　　　・3年保存
　　　　　　　　　　- 通常の会議記録
　　　　　　　　　　- 軽易な契約関係文書
　　　　　　　　　　- 軽易な税務関係文書
　　　　　　　　　　- その他
　　　　　　　　・1年保存
　　　　　　　　　　- 日報・月報
　　　　　　　　　　- 往復・通知文書
　　　　　　　　　　- その他
　　　　- 機密度毎
　　　　　　・極秘、秘、社外秘、一般　などに分類
　　　　　　・社外秘以上は要シュレッダー
　　- 文書の減量
　　- 書庫室の設置
・用度品管理
　　- 用度品とは、会社で購入するもののうち、生産のための原材料や販売のための仕入商品を除くすべて
　　- 例：名刺、オフィス椅子・机、ついたて、観葉植物、応接室の絵画、社有車など
・不動産管理
　　- 社宅・寮の管理、管理人の育成
　　- 施設の管理、地域開放
・会議の管理と運営
　　- 会議室の管理
　　- 社外会議室の利用
　　- 会議運営
　　　　- 開催通知
　　　　- 資料
　　　　- 会場設営と時間設定
　　　　- 議題への集中
　　　　- 決定と記録
　　　　- 準備完了
　　- 会議の三悪：会して議さず、議して決さず、決して行わず
・秘書業務
　　- スケジュール管理
　　- 来客・電話などへの対応
　　- 配車と出張の準備
　　- 文書管理
　　- 資料収集と特命調査
　　- 上司の交際関係の維持・管理
・取締役会・株主総会
・人事・労務
　　- 時短と休日数
　　- 基幹戦力の定着対策
　　- コース別の人事管理
　　　　- 職種別コース
　　　　　　- 総合職（昇進可能性大、転勤あり）
　　　　　　- 準総合職（転勤なし、職務は総合職と同じ）
　　　　　　- 一般職（昇進可能性小、転勤なし）
　　　　- 地域別コース
　　　　　　- 全国派（昇進可能性大、転勤あり）
　　　　　　- 地域派（一定地域内転勤、昇進可能性中）
　　　　　　- 特定店派（昇進可能性小、転勤なし）
　　- パートの処遇
　　- 人事考課
・対外広報業務
　　- マスコミとの接触
　　　　- 発表型
　　　　- リーク型
　　- PR紙・誌の発行
　　- PR映画・ビデオなどの製作（工場見学などのため）
　　- 事業所見学の受け入れ
　　- 社会貢献・文化活動支援など（地域の緑化などのため）
　　- 危機時の対応、連絡体制検討
・社内広報業務
　　- 社内報の編集・製作の体制
・渉外業務
　　- 消費者や地域住民、自治体や警察・消防署との対話
　　- 同業団体、関連のある学会、地元の商工会議所など地域関係などとの対話
　　- 経済誌・業界紙・タウン誌などとのつきあい
　　- 裁判への対応
・福利厚生業務
　　- 企業内教育訓練
　　- 社員旅行
　　- 病院・診療所・保養所・スポーツ施設・山の家・海の家の施設利用
　　- 家族の事業所見学会
・年中行事と企業イベント
　　- 年頭行事
　　- 創立記念日
　　- キックオフイベント
　　- 社外イベント（展示会など）
　　- 地域におけるイベント
　　- 社内イベント（事業所対抗運動大会など）
・冠婚葬祭
　　- 成人の日
　　- 社員の結婚
　　- 葬儀の手伝い
　　- 社葬
　　　　- 対象；常務取締役以上、社長、会長などのトップ経営陣および殉職者など
・OA化業務
・防災訓練